Betalen een last?

Betalen een last?

Ervaar je het betalen van facturen als een last? Kost dit (teveel) tijd en ontbreekt het je aan overzicht? Dan heb ik wellicht een aantal tips!

Veel ondernemers kiezen ervoor om inkomende facturen netjes op te bergen in een map met ‘te betalen facturen’ en verrichten periodiek de betalingen middels internetbankieren. De bedragen, betalingsdata en betalingskenmerken worden ingevoerd en de facturen zijn betaald. Op zichzelf een prima systeem en dit lijkt mooi overzichtelijk.

In de praktijk zien we echter dat diezelfde factuur nog twee keer wordt opgepakt voordat deze in de administratie is verwerkt. Ten eerste wordt de factuur ingeboekt in de crediteurenadministratie en vervolgens dient de factuur bij het boeken van de bankmutaties nog afgeletterd te worden. Eén factuur wordt dus feitelijk drie keer verwerkt, en dat kost tijd!

Het ideale betaalproces

Door het betaalproces anders in te richten bespaar je tijd en heb je perfect overzicht! Hoe ziet dit er dan uit? De stappen hiervoor zijn eigenlijk heel simpel:

  1. Binnenkomende facturen inboeken in de crediteurenadministratie
  2. Vanuit de crediteurenadministratie (boekhouding) facturen betaalbaar stellen
  3. De factuur efficiënt afhandelen in de administratie

Ideale proces betalingen

Door bovenstaande stappen in deze volgorde uit te voeren ontstaat een efficiënt betaalproces waardoor elke ondernemer kostbare tijd bespaart! Factuurgegevens worden nu maar één keer ingevoerd en alle overige financiële processen maken gebruik van deze informatie.

Nagenoeg elk boekhoudpakket is geschikt voor dit betaalproces, mits alle gegevens op de juiste wijze en met name volledig worden ingevoerd. Een aantal (niet limitatieve) aandachtspunten hierbij:

  • Volledig invullen van de stamgegevens in de crediteurenadministratie (bankrekeningen leveranciers, betalingscondities etc.)
  • Tijdig inboeken van (goedgekeurde) facturen zodat betalingen tijdig verricht kunnen worden
  • Zo volledig mogelijk boeken van inkoopfacturen (betalingskenmerken, data etc.) zodat de betaling efficiënt kan worden verricht en de factuur later ook snel kan worden afgehandeld

Het mooie is dat dit betaalproces kan worden ingericht wanneer je zelf de gehele boekhouding verricht, maar ook wanneer een deel van de boekhouding uitgewerkt wordt door een administratie- of accountantskantoor. Door de huidige ontwikkelingen in online boekhoudpakketten is dit geen ingewikkelde opgave meer.

Auteur

Rob Droppers

Senior teamleider | Accountant BonsenReuling
Ik ben als accountant betrokken bij zeer diverse cliënten binnen het MKB. Naast mijn werkzaamheden als accountant ben ik ook nauw betrokken bij automatisering en automatiseringsoplossingen, ook bij onze cliënten. Op allerlei gebieden vind ik het leuk mee te denken met onze cliënten: procesoptimalisatie, belastingbesparingen maar ook (actuele) informatievoorziening.

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *