Subsidie verkregen; denk aan de subsidiecontrole!

Subsidie verkregen; denk aan de subsidiecontrole!

De afgelopen periode heb ik regelmatig te maken met het controleren van projecten waarop subsidie is verkregen. Wat mij opvalt is dat de discussiepunten vaak voorkomen hadden kunnen worden door een goede opzet en afstemming van de werkwijze en de administratieve vastleggingen. Bij projecten waarbij ik aan de voet betrokken ben, is dit ook een van de eerste stappen die genomen worden.

Van de voorbereiding tot aan de afrekening is het goed om rekening te houden met de specifieke voorwaarden. Hierbij kun je denken aan:

Voorbereiding:

  • Welke prestaties/resultaten worden verwacht?
  • Is er sprake van een eigen bijdrage en hoe wordt deze gefinancierd?
  • Is er een sluitende begroting?
  • Zijn er specifieke voorwaarden waaraan voldaan moet worden?
  • Hoe wordt de administratieve verantwoording opgezet? Denk hierbij in ieder geval aan de volgende onderdelen:
    • urenadministratie
    • berekening van het uurtarief van de medewerkers
    • gemaakte kosten voor het project
    • betalingsbewijzen van alle gemaakte kosten

Met name de urenadministratie en de berekening van het uurtarief zijn belangrijk om goed in te richten en indien nodig af te stemmen. De belangrijkste punten die goed voor elkaar moeten zijn:

  • Is de urenadministratie sluitend met andere woorden: worden alle uren verantwoord op de juiste wijze?
  • Worden de uren geautoriseerd door de bevoegde personen? (medewerker zelf en leidinggevende)
  • Hoe worden de uren geautoriseerd van de directeur (en/of aandeelhouder)?
  • Hoe moeten de uurtarieven worden berekend vanuit de subsidievoorwaarden en gebeurt dit ook op de juiste wijze?
  • Is de administratie in te zien, ook achteraf?

Kortom veel vragen aan het begin van een controle die helaas nog wel eens te laat of zelfs te laat aandacht krijgen. In het ergste geval kan het zijn dat de subsidie terugbetaald moet worden en dat wil toch niemand! En om die reden is het noodzakelijk om deze punten goed op te zetten in combinatie met een subsidieadviseur en/of accountant!!

Auteur

Stefan Klijn

Directeur | Accountant BonsenReuling
Mijn werkzaamheden bestaan als accountant vooral uit bedrijfseconomische en fiscale advisering. Denk daarbij aan bedrijfsopvolging, -waardering en -overdracht/verkoop.

Het is mijn ambitie om inzicht te verschaffen in vaak complexe vraagstukken waarbij zeker niet alleen de financiële of fiscale kant van een vraagstuk aan de orde komt. De menselijke factor is heel vaak een zeer belangrijk onderdeel van de verschillende trajecten.

   

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *