Een kop koffie aanbieden, dat is gebruikelijk

Een kop koffie aanbieden, dat is gebruikelijk

Een kop koffie met appelgebak vind ik gebruikelijk. Mijn vrouwelijke collega’s denken daar anders over. ‘Veel te veel calorieën’. Nou dat heb ik wel nodig als fietser, dus dat is gebruikelijk… vind ik. Deze discussie hebben we binnen de werkkostenregeling ook. Wat is gebruikelijk en wat niet? En dan met name binnen de vrije ruimte.

Binnen de werkkostenregeling hebben werkgevers de mogelijkheid om tot 1,2% (2015) van de loonsom vergoedingen en verstrekkingen te geven aan werknemers zonder dat daar loonbelasting over geheven hoeft te worden, de vrije ruimte. Dit naast de gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen. Boven 1,2% betaalt de werkgever 80% eindheffing. De vrije ruimte is bedoeld voor loon met een gemengd karakter, met andere woorden vergoedingen en verstrekkingen met zowel een zakelijk als privé karakter. Of voor kleine bestanddelen zoals een kerstpakket, dit wordt namelijk als gebruikelijk gezien.

Hoofdregel in de loonbelasting is (en blijft) dat de belasting over het loon voor rekening van de werknemer komt. Dat is gebruikelijk. Zelfs bij een nettoloonafspraak. Over dit voordeel wordt namelijk bij de werknemer belasting geheven, omdat de grondslag het brutoloon is.

Het gebruikelijkheidscriterium van de werkkostenregeling is niets meer en niets minder dan een veiligheidsklep om te beoordelen of niet ten onrechte afgeweken wordt van deze hoofdregel. Dus niet zozeer of het gebruikelijk is dat een dergelijke vergoeding of verstrekking wordt gedaan, zoals nu door vele werkgevers het gebruikelijkheidscriterium wordt geïnterpreteerd.

Het gebruikelijkheidscriterium is een relatief nieuwe open norm die door jurisprudentie meer handen en voeten zal krijgen. Dit is nu nog niet het geval en we zien dat veel werkgevers de vrije ruimte benutten door het gebruikelijkheidscriterium in hun voordeel uit te leggen en daarmee de hoofdregel in de loonbelasting willen omzeilen. Dat is de wetgever ook opgevallen en dus hebben we vanaf 2016 te maken met een aanscherping van het gebruikelijkheidscriterium waarmee tariefarbitrage wordt tegen gegaan. Met andere woorden hoge bonussen mogen niet worden aangewezen in de vrije ruimte, omdat dit ongebruikelijk is.

Tip! Vergoedingen en verstrekkingen van maximaal € 2.400 per werknemer per jaar beschouwt de Belastingdienst als gebruikelijk. Deze doelmatigheidsgrens van € 2.400 staat in het handboek loonheffingen 2015 en de voorgestelde aanscherping zal hier geen gevolgen voor hebben.

Overigens valt mijn kopje koffie en appelgebakje onder de consumpties op de werkplek en daarmee onder de nihilwaarderingen. Gebruikelijk of niet, maar hoeft niet opgenomen te worden in de vrije ruimte of bijgeteld worden als loon bij de werknemer. Dus graag met slagroom.

Auteur

Frank Harbers

Sinds 2002 ben ik werkzaam op het gebied van personeels- en salarisadministratie.

In de jaren ben ik gegroeid van salarisadministrateur naar een adviseur en procesbegeleider die de kansen en bedreigingen voor de klanten aangrijpt om ze te voorzien van een juist advies.

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *