Werkkostenregeling: mag ik een bonnetje?

Werkkostenregeling: mag ik een bonnetje?

De werkkostenregeling is per 1 januari 2015 verplicht voor iedere werkgever. Dit betekent werk aan en in de winkel. Bonnetjes verzamelen. De werknemer (ook directeur-grootaandeelhouder) moet de komende tijd bonnetjes verzamelen om de vaste onkostenvergoeding uit de vrije ruimte te houden en zo het risico om 80% eindheffing te beperken.

Vanaf 1 januari 2015 is de werkkostenregeling verplicht voor iedere werkgever. Er is geen ontkomen meer aan. Het huidige systeem van vergoedingen en verstrekkingen verdwijnt. Hiervoor in de plaats komt de werkkostenregeling.

Ook binnen de werkkostenregeling is het mogelijk om de werknemer (ook directeur-grootaandeelhouder) een vaste onkostenvergoeding te verstrekken. Echter dien je voor de overstap naar de werkkostenregeling een onderbouwing, met bonnetjes, van de vaste onkostenvergoeding te maken. Deze onderbouwing moet naar aard en omvang zijn. Dus naast bonnetjes verzamelen moet er ook een specificatie van aard zijn.

Bijvoorbeeld, de werknemer ontvangt een onkostenvergoeding van € 75 per maand, de onderbouwing naar aard is:
– Kantoorbenodigdheden € 10
– Vakliteratuur € 15
– Representatie € 30
– Autokosten (alleen bij een auto van de zaak) € 20

De onderbouwing naar omvang moet ook aansluiten met de onderbouwing naar aard. Het gaat dus niet alleen om het totaal.

Let op! Ook cao-vergoedingen worden in de vorm van een vaste onkostenvergoeding uitbetaald en moeten dus worden onderbouwd naar aard en omvang, ook als het bij cao verplicht is gesteld. Bijvoorbeeld de cao Bouw. In artikel 56, lid 3 staat “Voor noodzakelijk gebruik van eigen gereedschap ontvangt de werknemer netto per gewerkte dag…” Op basis hiervan wordt in veel gevallen een onbelaste vergoeding verstrekt. Echter onderaan in dit lid staat “Het recht op vergoeding komt te vervallen als de hierboven genoemde zaken kosteloos worden verstrekt.” Dus het recht op de onbelaste vergoeding is er alleen als de werkgever deze gereedschappen niet verstrekt. De praktijk leert dat vaak en een onbelaste vergoeding wordt gegeven en de werkgever de gereedschappen verstrekt. Dit gaat dus niet goed in de werkkostenregeling. Een aandachtspunt dus!

In het kort komt het er op neer dat je gedurende drie maanden bonnetjes moet verzamelen die de vaste onkostenvergoeding rechtvaardigen. Deze kosten kun je natuurlijk niet ook nog eens gaan declareren, immers deze kosten maken onderdeel uit van de vaste onkostenvergoeding.
Krijgen meerdere werknemers een vaste onkostenvergoeding dan kun je ook een steekproef nemen door een representatief aantal werknemers de bonnetjes te laten verzamelen.

Werknemers vinden het niet leuk om te doen, maar als je uitlegt dat de vaste onkostenvergoeding anders naar beneden moet worden bijgesteld, zullen zij dit wel begrijpen.

‘Wilt u een bonnetje?’ Vaak beantwoorden we deze vraag met ‘nee dank je’. Dit najaar ‘ja graag’ of ‘mag ik alstublieft een bonnetje?’.

Auteur

Frank Harbers

Sinds 2002 ben ik werkzaam op het gebied van personeels- en salarisadministratie.

In de jaren ben ik gegroeid van salarisadministrateur naar een adviseur en procesbegeleider die de kansen en bedreigingen voor de klanten aangrijpt om ze te voorzien van een juist advies.

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *