Subsidiecontroles: ‘maak van de nood een deugd’

Subsidiecontroles: ‘maak van de nood een deugd’

Het gezegde van de nood een deugd maken heeft de volgende betekenis: ‘zich aanpassen aan de omstandigheden en die benutten’.

Je zou dus ook kunnen zeggen dat je even stil moet staan bij de omstandigheden waar je mee te maken krijgt en dan ook even na moet denken hoe je deze omstandigheden het beste kunt benutten. Deze positieve gedachte kun je ook heel goed toepassen op de maatregelen die nodig zijn om te kunnen voldoen aan subsidievoorwaarden. In de praktijk worden de gestelde subsidievoorwaarden door ondernemers en medewerkers nog wel eens als “lastig” ervaren.

De kunst is dus om er voor te zorgen dat deze, als lastig ervaren, subsidievoorwaarden (omstandigheden) worden omgezet in iets dat benut kan worden.

Om dit goed te kunnen doen zijn er een aantal belangrijke aandachtspunten in een subsidietraject.

Voorbereiding

Het begint allemaal bij het aanvragen van de subsidie. Het lijkt mooi, maar realiseer je goed dat er ook het nodige van je verwacht wordt in het subsidietraject in de vorm van eigen bijdrage / investering in het betreffende project. Zorg voor doelstellingen die haalbaar zijn. Hier hoort ook een reële begroting bij.

Uitvoeringsfase

De inhoudelijke uitvoering van het project heeft vaak de meeste prioriteit. Dat is ook uiteraard ook logisch. Administreren is nou eenmaal vaak geen hobby van de betrokken ondernemers en medewerkers. Dat dit wel van belang is lijkt dan ook een open deur. In de praktijk komen we nog te vaak tegen dat de projectadministratie te wensen overlaat. De opzet van de projectadministratie is van essentieel belang om er voor te zorgen dat er niet te weinig subsidie wordt ontvangen of erger nog dat er subsidie terugbetaald moet worden.

Denk bij de opzet van de projectadministratie aan onder meer de volgende zaken:

  • een overzichtelijke (sluitende) urenregistratie
  • een onderbouwing van de gehanteerde uurtarieven
  • overzicht bestede kosten aan derden
  • autorisatie van alle gemaakte / betaalde kosten door bevoegde personen
  • betalingsbewijzen van alle kosten
  • chronologisch overzicht van geldende deadlines

Tip
Werk bovenstaande punten uit en neem ze op in een beschrijving van de administratieve organisatie rondom het subsidieproject.

Eindverantwoording

Vaak wordt de accountant pas in dit stadium benaderd met de vraag of hij nog even een controleverklaring wil afgeven bij de eindverantwoording van het uitgevoerde project. Als dan blijkt dat de hiervoor genoemde aandachtspunten niet goed zijn ingericht en/of zijn uitgevoerd, is er vaak geen weg meer terug en is het een uitdaging om te komen tot een goede eindverantwoording.

Door samen met de accountant, die de eindverantwoording moet uitvoeren, een goede opzet van de administratie te verzorgen, maak je dus van ‘de nood een deugd’. Dit zorgt voor inzicht, rust en minder risico op het niet optimaal benutten van de aangevraagde subsidie.

Auteur

Rudi Tragter

Adviseur / Accountant
Ik ben als adviseur / accountant betrokken bij kleine, middelgrote en grote ondernemingen. Mijn ambitie is om de onderneming en de ondernemer zodanig te adviseren dat ze de gestelde doelstellingen kunnen bereiken. Hierbij is pro-actief adviseren een belangrijke voorwaarde.

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *