Debiteurenbeheer? Niet leuk, maar een must!

Debiteurenbeheer? Niet leuk, maar een must!

Oorzaken faillissement

Tot een paar jaar geleden stond met stip op nummer één als het gaat om oorzaken van een faillissement: mismanagement. En ook slecht debiteurenbeheer scoorde ontzettend hoog. Bij ruim een kwart (!) van alle faillissementen was dat de boosdoener.

Onderzoek naar het betalingsgedrag van klanten wijst namelijk uit dat de eerste betalingsherinnering veel te laat wordt verstuurd (vaak pas na 60 dagen). Ook het uit handen geven van de vordering gebeurt in een veel te laat stadium: in een groot aantal gevallen pas na 90 dagen! Daarnaast worden veel facturen tot € 1.000 afgeboekt.

De ogen en oren van het bedrijf

Het is dan ook niet verwonderlijk dat je de kwaliteit van een onderneming vaak kunt aflezen aan de hand van de openstaande postenlijst debiteuren.

Deze lijst biedt je een schat aan informatie: hoe is de debiteurenbewaking? Worden de debiteuren vooraf gescreend? Waarom wordt er niet betaald? Waar en bij wie ontstaan de problemen en hoe worden deze opgelost? Worden ze überhaupt opgelost? Zijn er claims gelegd? Lopen er juridische procedures? En ga zo nog maar even door. Eigenlijk zou je kunnen zeggen, dat deze lijst fungeert als ‘de ogen en oren van je onderneming’.

De openstaande postenlijst vertelt je vaak ook iets over de kwaliteit van je administratie: wordt deze keurig periodiek opgeschoond of staan er een hoop posten open die al lang administratief afgewikkeld hadden moeten worden?

Het is opvallend dat bij bedrijven die in slecht weer geraken de debiteurenpositie toeneemt, om redenen die vaak de kern van de hele onderneming raken.

Laat ik een extreem praktijkvoorbeeld geven van slecht debiteurenbeheer.

Van suïcidaal naar zielsgelukkig

Een aantal jaren geleden werd ik door een installatiebedrijf ingeschakeld om ze uit de problemen te helpen. Het bedrijf was niet zo lang daarvoor door de schoonzoon overgenomen, op voorwaarde dat hij met de dochter zou trouwen. Op het eerste gezicht leek er niet zo heel veel mis met het bedrijf. Er zat prima personeel, een uitstekende boekhoudster en iedereen zette zich met hart en ziel in. Toch vielen twee dingen op. Eén: het personeel had de pest aan ‘de schoonzoon’ en twee: er kwam veel te weinig geld binnen.

Het bedrijf had acuut geld nodig, dus mijn eerste actie was het innen van de debiteuren. En dat was niet overbodig, want er stond voor tonnen aan achterstallige posten open. Dat innen leverde soms vreemde reacties op, want de debiteuren kenden de rekeningen helemaal niet. Wat bleek nou? De schoonzoon bleek door overspannenheid zo bang voor zijn klanten te zijn geworden, dat hij geen rekening meer durfde te verzenden.

Toen dit achterstallige onderhoud was bijgewerkt ging ik over op actie twee; ik ging op zoek naar een gedreven ondernemer om het bedrijf over te nemen. En zo geschiedde. Uiteindelijk zijn zowel de schoonzoon als de rest van het bedrijf daar een stuk gelukkiger van geworden.

Organiseer een opvolgingssysteem

Met een strak georganiseerd debiteurenbeleid kom je in de regel al een heel eind. En dat hoeft niet ingewikkeld te zijn. Het is belangrijk dat je op tijd factureert en ook daadwerkelijk de rekening verzendt.

Vervolgens is het van groot belang dat je een strak opvolgingssysteem hanteert (nabellen, herinnering sturen, in gebreke stellen, vordering uit handen geven enzovoort).

Een debiteur spiegelt zich namelijk. Is de crediteur slap, dan is de debiteur slap en kom je alweer vrij snel onderop de stapel te liggen van onbetaalde facturen!

Wil je meer detailinformatie over debiteurenbeheer? Zend me gerust eens een mailtje: e.jansen@bonsenreuling.nl.

Auteur

Eric Jansen

Senior manager BonsenReuling
Ik ben verbonden aan BonsenReuling sinds 1993. Ik houd me, behalve met de basis-assurance, ook bezig met de meer dynamische kant van de accountancy.

Dit zijn werkzaamheden gericht op prestatieverbetering, informatievoorziening, alsmede reorganiseren van bedrijven. ‘In control zijn’ en ‘corporate recovery’ zijn de moderne termen die hiervoor worden gebruikt.

Een reactie

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *